Boa parte das multas que uma empresa paga não vem de erro de cálculo. Vem de prazo perdido, e prazo perdido quase sempre começa num documento que não chegou a tempo na contabilidade.
A lista exata depende do regime, da atividade e de haver ou não funcionário registrado. Mas o esqueleto do mês é quase sempre o mesmo, e conhecê-lo já resolve a maior parte do problema.
O que a empresa recolhe
- A guia do regime: DAS no Simples Nacional, ou os tributos apurados separadamente no Lucro Presumido e no Lucro Real
- Tributos sobre a folha: INSS e FGTS de cada competência
- Imposto de renda retido na fonte sobre salários e pró-labore, quando houver
- Retenções de nota fiscal, quando a atividade ou o tomador exigirem
O que a empresa declara
Declaração não gera pagamento, mas gera multa quando falta. As mais presentes na rotina mensal são o eSocial e a EFD-Reinf, que concentram informação de folha e de retenções, além das obrigações fiscais próprias do regime e do município.
Empresa sem funcionário também entrega: quando há pró-labore, há informação a prestar. O silêncio não é entendido como ausência de movimento, e sim como obrigação não cumprida.
O que você precisa mandar, e até quando
O ideal é enviar tudo nos primeiros dias úteis do mês seguinte. Não é burocracia: é o intervalo que existe entre receber a informação e o vencimento das guias. Documento que chega no dia do vencimento vira apuração feita com pressa, e apuração com pressa é onde o erro aparece.
Movimento de pessoal tem urgência própria. Admissão precisa ser informada antes de o funcionário começar a trabalhar, e demissão tem prazo curto para o acerto e para a informação ao eSocial. Esses dois não esperam o fechamento do mês: avise assim que decidir.
O que acontece quando o prazo passa
- Tributo pago em atraso recebe multa e juros contados por dia
- Declaração entregue fora do prazo tem multa própria, mesmo sem imposto a pagar
- Débito em aberto impede a emissão de certidão negativa
- Sem certidão, a empresa trava em licitação, financiamento e contrato com empresa maior
Esse último item costuma ser o mais caro, e o menos previsto. A empresa descobre a pendência no dia em que precisa da certidão, quando já não há tempo de regularizar.
Como sair do modo apagar incêndio
Três hábitos resolvem a maior parte: um lugar único para juntar documento durante o mês, uma data fixa de envio à contabilidade, e uma pessoa responsável por isso dentro da empresa, mesmo que seja o próprio dono.
Com esses três, o mês deixa de ser corrida e vira rotina. E rotina cumprida no prazo custa exatamente o valor do tributo, sem multa e sem juros em cima.
Conteúdo informativo, escrito com a legislação vigente na data de publicação. Regra tributária muda e cada empresa tem uma situação própria: antes de decidir, confirme o seu caso com a contabilidade.
